Inleiding

Spreken in het openbaar wordt door velen "lastig" en "spannend" gevonden. De beoordeling "lastig" en "spannend" duidt op twee te onderscheiden kanten van spreken in het openbaar:

-    "Lastig" duidt vooral op de kant van techniek en vaardigheid. Een nuttige vraag is: wat is er nu zo lastig en hoe is dit aan te pakken?

-    "Spannend" duidt vooral op de emotionele kant en de daarmee samenhangende lichamelijke spanning. "Spannend" is sterk verbonden met voorspellingen omtrent het eigen optreden en de reacties hierop van anderen. De ideeën die je daarover hebt bepalen in hoge mate hoe je je voelt. Een nuttige vraag is: wat maakt het spannend en hoe is hier mee om te gaan?

In dit informatieblad staan een aantal aanwijzingen die vooral bruikbaar zijn bij een specifieke vorm van spreken in het openbaar, namelijk het spreken in werkgroepen. Aan de hand van deze aanwijzingen zijn het houden van een referaat, de deelname aan discussie, het stellen en beantwoorden van vragen en actief luisteren, met meer succes en minder nare gevoelens te doen. Dit is te bereiken door vaardigheden aan te leren en hinderlijke denkgewoonten af te leren. Daar is tijd en oefening voor nodig!

Het houden van een referaat

| Voorbereiding | Het referaat | Vragen en discussie | Evaluatie na afloop |

Voorbereiding

Probeer het onderwerp interessant voor jezelf te maken. Kies het onderwerp zelf uit. Wacht niet te lang als je uit een aantal onderwerpen moet kiezen, zodat de "leuke" onderwerpen op zijn. Refereren is een investering in tijd en moeite, maak dit lonend voor je. Begin op tijd zodat je informatie kan inwinnen (bij medestudenten en docenten), literatuur nog beschikbaar is, je van te voren de presentatie kan oefenen en je deze werkzaamheden kan afwisselen met andere activiteiten. Informeer hoe in jouw studie een referaat wordt opgezet. In het algemeen is daar het volgende over te zeggen:

-    Ga zorgvuldig na wat er inhoudelijk wordt verwacht (samenvatting van opgegeven literatuur, zelf literatuurlijst samenstellen, alleen ordenen of ook een kritisch oordeel geven, enz.)

-    Stel de grenzen vast van het te bespreken gebied:

    a. maak een duidelijke vraagstelling. Verzamel en orden je materiaal met het oog op deze vraagstelling.

    b. probeer het antwoord op de vraag zo kort mogelijk te formuleren (voor jezelf); dit is de "boodschap" van je betoog.

-    Permitteer je, alvorens je "verhaal" te systematiseren, eerst ongeordend te werken. Als je de belangrijkste informatie hebt verzameld, orden dan eerst (door bv. een korte inhoudsopgave te schrijven) en werk dan het verhaal uit.

-    Begin het referaat altijd met een overzicht van wat er gaat komen. Je laat a.h.w. je koopwaar zien om de aandacht van de toehoorders te trekken. Maak je vraagstelling duidelijk; vat tijdens je betoog afzonderlijke gedeelten samen; maak een samenvatting en conclusie en/of vragen.

Voorbereiden van de presentatie

-    Maak aantekeningen die je bij het refereren kunt gebruiken. Schrijf zonodig het referaat volledig op; dit kan je meenemen als geruststelling; eventueel kan je iets opzoeken, eventueel lees je het op.

    Maak een aantekeningenblad met een duidelijk leesbare indeling en steekwoorden; zet er ook aanwijzingen voor jezelf bij (zoals bv. " even pauze", "gelegenheid geven om vragen te stellen", e.d.)

-    Besef dat een gesproken betoog verschilt van een schriftelijk verhaal; het laatste is compacter. Een lezer kan immers even terug kijken als hij de draad kwijt is, een luisteraar kan dat niet. Een voor de aanwezigen begrijpelijk referaat legt uit hoe het betoog opgebouwd is en behandelt punten uitvoeriger, herhaalt, vat samen en zorgt voor een duidelijk einde. Dit zijn allemaal manieren om de verwerking door de luisteraars van de aangeboden stof te bevorderen. Overdonder deze niet door bv. achter elkaar nieuwe informatie te verstrekken, maar gun hen tijd om na te denken.

-    Hardop een referaat uitspreken is een goede oefenmethode. Wen eraan jezelf te horen spreken op een voordrachttoon. Oefen met een taperecorder en een spiegel, en ontdek eventuele verbale of non-verbale hebbelijkheden van jezelf. Houd het referaat voor één of meer vrienden en vraag hun reacties. Let erop dat je spreektaal gebruikt en let op je uitspraak (door nervositeit kan je slordig gaan spreken). Ga niet jachten en het verhaal afraffelen; liever te langzaam dan te snel.

-    Stel vast hoe je eventuele moeilijkheden gaat aanpakken (ondermeer met de gegevens uit dit informatieblad). Maar de balans op van sterke en zwakke punten en bepaal een strategie hoe je zwakke punten en moeilijkheden het beste kunt aanpakken.

Voorbereiding gang van zaken

Stel de gang van zaken vast: tijd, gebruik van schoolbord, taperecorder e.d. Ga na wat je nodig hebt (vergeet niet iets zeer praktisch als bv. een verlengsnoer); kan het publiek vragen stellen/discussiëren tijdens het referaat of na afloop; gebruik van aantekeningen terwijl je zit of staat. Ondanks de keuze van eventuele voorgangers is het meestal wel mogelijk om zelf te bepalen of je staande of zittend en op welke plaats in het vertrek je het referaat houdt.

Het houden van het referaat

• Gebruik leesbare aantekeningen ; onderstreep de indeling in hoofdstukken en belangrijke opmerkingen zodat je het geheel blijft overzien; nummer de pagina's duidelijk.

• Maak een duidelijk begin , bv. door dat gewoon te zeggen. Zorg dat je de eerste minuten op dreef kunt komen (de spanning is dan vaak het sterkst en zakt daarna) door met iets "gemakkelijkst" te beginnen (een anekdote, een persoonlijke ervaring, jouw interesse in dit onderwerp, of wat zakelijker: het overzicht van wat gaat komen). Dit heeft tevens het voordeel dat je de aandacht van de luisteraars trekt.

• Neem de tijd en praat niet te snel; pauzeer (die tijd is feitelijk korter dan je subjectief ervaart); neem een slokje water, kijk af en toe rond, niet naar de "massa", maar zie de afzonderlijke personen; richt je blik van de één op de ander en let op eventuele reacties.

• Maak een duidelijk einde aan het referaat, bv. door dat letterlijk te zeggen. Voeg daar eventueel een aantal vragen aan toe, die je de toehoorders wilt voorleggen.

• Hantering van de spanning
  • Het verbergen van een probleem, versterkt vaak dat probleem. In diverse situaties is het acceptabel en lucht het op iets te zeggen over gespannenheid.
  • Doorbreek staren en dwing jezelf rond te kijken. Voorkom lichamelijke verstarring door te bewegen en schrijf bijvoorbeeld wat op het bord
  • Verschuif je aandacht zonodig van negatieve gedachten naar waar je mee bezig bent, namelijk een referaat houden. Kijk naar de toeschouwers, ontspan wat, blaas wat uit, neem een slokje water ( meer informatie over negatieve gedachten ).

Vragen beantwoorden en discussie n.a.v. het referaat

Stel van tevoren vast of je tijdens of na het referaat wilt ingaan op vragen. Besef dat je van het onderwerp het één en ander weet, maar dat je niet alles hoeft te weten (geef dan zonodig toe, spreek af het na te zoeken en er op terug te komen, deel mee wat je weet en wat je vermoedens zijn). Om antwoord te kunnen geven heb je tijd nodig om even na te denken, sprekers winnen die tijd soms dor het uiten van stereotype opmerkingen als : "interessante vraag", resp. "blij dat u mij dat vraagt", maar "hier moet ik even over nadenken" kan evenzeer. Blijf je realiseren dat kritiek op punten van het referaat geen kritiek op het referaat in zijn geheel is en zeker niet op je persoon. Je kunt de gang van zaken bij de discussie sterk beïnvloeden door vragen aan de toehoorders voor te leggen. Je vergroot hun betrokkenheid hiermee. Wacht op de reacties, moedig dit aan, ga erop in; niet afkappen of meteen nieuwe vragen bedenken als het niet meteen vlot loopt. De werkgroepleider zal zeker regelend optreden.

Evaluatie na afloop

Het is zeer nuttig om na afloop eens na te gaan, bv. met andere deelnemers, hoe één en ander is gelopen. Waar past tevredenheid (het gaat immers niet vanzelf, maar je hebt werk verzet) en waar is verdere aandacht voor voorbereiden, het refereren zelf en discussie nodig. Probeer precies en concreet te oordelen. Maak op een realistische manier de balans op. Probeer vrij vage oordelen als "het ging wel" of "het was niks" op te helderen: wat viel mee en wat viel tegen? Wat ging er in welke mate? Beoordeel je optreden niet naar een overdreven strenge norm. Probeer nuttige informatie te verwerven door jezelf met "welwillendheid" vragen te stellen. Gebruik hierbij de checklist die achterin dit infoblad is opgenomen.

Het beantwoorden/stellen van vragen en discussie

Inhoud

Presentatie

Luisteren

• De tijd uitzitten en alles gelaten over je heen laten komen is een aanpak die nogal negatieve gevolgen heeft (onaangename gevoelens, slechte beoordelingen). Ook als je niet van plan bent actief te discussiëren, dan kan je toch wel actief aan de werkgroep deelnemen.

• Merk je dat je weg doezelt, je jezelf afvraagt waar het eigenlijk over gaat of dat je zo opziet tegen actieve deelname aan de werkgroep, dat thuisblijven een aantrekkelijk alternatief wordt, probeer dan de groep interessant te maken door op een actieve manier te luisteren. Voorkom tegenzin en verveling door de situatie aantrekkelijker en nuttiger voor jezelf te maken.

• Dat houdt in de eerste plaats in: richt je aandacht op zowel de inhoud van de werkgroep als op de gang van zaken. Luister als het ware met nieuwsgierigheid. Dat heeft het grote voordeel dat je aandacht niet gericht is op eventuele negatieve gedachten en onaangename gevoelens. Een tweede voordeel is, dat niet alleen je kennis van je studie toeneemt, maar ook van optreden in werkgroepen. Observeer de presentatie,gedragingen en gewoontes van de deelnemers. Hoe gaat het er bv. toe bij vragenstellen en discussie? Verzamel die informatie en neem wat je kunt gebruiken over.

• actief luisteren" is een goede inhoudelijke voorbereiding nodig. Je kunt dan meedenken en voor jezelf jouw antwoorden en opmerkingen vergelijken met die van anderen. Ontbreekt informatie of bemerk je onduidelijkheden dan zijn navraag ("als ik u goed begrijp, dan bedoelt u....") of een vraag naar verduidelijking ("wat bedoelt u met....") goede middelen om dit te verhelpen. Je bevordert het luisteren door wat te zeggen.

Negatieve gedachten en hinderlijke spanning

Wisselwerking gedachten en gevoelens

Problemen ontstaan door interpretatie van feiten

M.a.w.: een "normale" moeilijkheid is door verkeerde interpretaties van feiten een probleem geworden.

Angst voor blozen
Nogal wat mensen zijn bang dat ze bij het spreken in een groep een rood hoofd krijgen. Zelfs bij dit voor velen vervelende verschijnsel, namelijk blozen zijn er neutrale feiten aan te wijzen

1. De sensaties die de persoon zelf opmerkt (vooral warmte) over het algemeen zeer veel sterker zijn en langer duren dan hetgeen een toeschouwer visueel waarneemt;

2. Anderen dit nauwelijks opmerken, daar mensen elkaar over het algemeen niet nauwkeurig observeren;

3. Anderen dit meestal nauwelijks interessant vinden;

4. Het niveau van een prestatie niet daalt door dit verschijnsel.

Als je het zo nuchter beziet, dan is er weinig aan de hand. Toch kan iemand zich in een dergelijke situatie hoogst ongelukkig voelen. Dat is vooral het gevolg van de interpretatie van een opzich neutrale feiten. Een voorbeeld van sombere interpretaties en negatieve gedachten denkpatronen is:

1. Ik krijg een vuurrode kop, dat vind ik zeer vervelend, want

2. iedereen ziet dat, en dat vind ik heel erg, want dan

3. vindt iedereen mij belachelijk en dat kan ik niet verdragen en daardoor

4. kan ik het referaat niet houden en dan sta ik helemaal voor gek.

Hieronder wordt nog eens in een schema weergegeven hoe een steeds negatiever denkpatroon ontstaat. Uit negatieve interpretaties van de feiten wordt in toenemende mate een reeks zeer onaangename emotionele conclusies getrokken.

Leren omgaan met spanning

Pas op voor herhaling van een niet constructieve aanpak
Het is duidelijk: spanning kan lastig zijn en een moeilijkheid vormen. Het is zaak te leren omgaan met deze lastige spanning. De wijze waarop je ermee omgaat bepaalt of een probleem ontstaat. Jezelf dwingen om "rustig" te zijn, tegen jezelf zeggen "dat het wel meevalt" terwijl je juist grote spanning voelt, heeft vaak een averechtse uitwerking. Er ontstaat dan a.h.w. een gesprek in jezelf (een interne dialoog) tussen een angstige en een sussende kant, terwijl het maar de vraag is welke kant de sterkste is. Zeg je bv. in jezelf "rustig, niets aan de hand, gewoon even een referaat houden" en bemerk je als reactie: "ik durf het niet, ik ben bang dat het rampzalig zal gaan", dan wordt dit interne gesprek, naarmate het verder gaat, meestal steeds scherper ("je moet" vs. "ik kan het niet"). Zo ontstaat een patstelling.

Meestal werkt dit sussen ongunstig uit. Je geeft jezelf instructies ("rustig, even een referaat houden") die niet zijn op te volgen. Ondanks slechte effecten blijven sommigen dit sussen steeds weer herhalen. Doorgaan met één methode die niet werkt wordt wel genoemd: de fout van meer van hetzelfde. Die fout maak je als je doorgaat met aan te sporen en te sussen, terwijl het effect negatief is.

Onderzoek wat er speelt
In plaats van een interne dialoog tussen een angstige kant (die zonder argumenten te geven beweert dat het héél erg is) en een sussende kant (die zonder argumentatie beweert dat er niets aan de hand is) zou je beter eens kunnen onderzoeken in hoeverre beide kanten gelijk en ongelijk hebben. Sommige dingen die de angstige kant zegt kunnen waar zijn (bv. "ze zullen kritiek hebben"; inderdaad, als niet iedereen zit te slapen krijg je reacties en daar kunnen ook kritische reacties bij zijn) en sommige dingen die de angstige kant zegt zijn sterk overdreven of onzin (bv. "als ze kritiek hebben dan betekent dat dat mijn presentatie waardeloos was).

Ook over de sussende kant is dit onderscheid te maken. Sommige dingen die de sussende kant zegt kunnen waar zijn (bv. "je kunt het best"; inderdaad, waarschijnlijk kun je in ieder geval een praatje houden dat niet al te saai en begrijpelijk is en een voldoende halen). Maar sommige dingen die de sussende kant zegt zijn sterk overdreven of onzin (bv. "en dus moet je je gewoon even rustig houden"; onzin, je hoeft niet rustig te zijn en rustig worden doe je niet "gewoon even", dat is moeilijk en het kost tijd om dat te leren).

Negatieve gedachten en denkpatronen EN constructieve alternatieven

gedachten en denkpatronen
negatief	constructieve alternatieven
Negatieve toekomstvoorspellingen omtrent je optreden (bv. "dat wordt toch niks")	Realistische verwachtingen ontwikkelen (bv. "Ik vind het moeilijk maar als ik me goed voorbereid kan ik een redelijke presentatie geven.")
Selectieve negatieve evaluatie van je eigen optreden (bv. "dat was volkomen waardeloos") en geen aandacht voor positieve punten	Evenwichtig kritische evalueren (bv. "In het begin praatte ik te snel, maar dat werd later beter. De conclusie van m'n verhaal had duidelijker gekund, maar m'n argumenten waren goed te volgen.")
Gedachten lezen n.a.v. reacties van anderen (bv. "ze vinden dat ik een stomme opmerking maak")	Eigen oordeel vormen (bv." Ik weet niet wat andere mensen denken.")
Onmogelijke opdrachten aan jezelf (bv. "dat moet ik gewoon even doen")	Haalbare en concrete doelen stellen (bv. "Ik doe het niet gewoon even. Het kost veel spanning en voorbereidingstijd, maar dat kan de moeite waard zijn.")
Jezelf zwakker voorstellen dan je in feite bent (bv. "als ze kritiek hebben, nou, daar kan ik echt niet tegen")	Inzicht in jezelf ontwikkelen (bv. "Als ze kritiek hebben is dat vervelend en heb ik misschien 2 dagen een rothumeur, maar daarna is het over en vergeten.")
Zichzelf waarmakende voorspellingen (bv. "als ik zenuwachtig ben, loopt het helemaal mis")	Realistisch oordeel over presteren ontwikkelen (bv. " Als ik zenuwachtig ben is dat voor mijzelf een naar gevoel, maar mijn presentatie kan nog steeds in orde zijn.")
Verregaande interpretaties en generalisatie n.a.v. een situatie of sensatie (bv. iemand geeuwt en jij overtuigt jezelf dat jij dus een slaapverwekkend verhaal vertelt, en dat dat dus betekent dat je een enorme kluns bent)	Eigen oordeel vormen en jezelf constructieve aanwijzingen geven (bv. "Als iemand geeuwt is hij misschien te laat gaan slapen. Zelfs als hij geeuwt omdat mijn verhaal saai is, betekent dat alleen maar dat dit een saai verhaal is, verder zegt het niet veel over mijn vermogen om verhalen te vertellen en helemaal niets over mij als persoon in het algemeen.")
Interne dialogen, die tot een impasse leiden (bv. "dat zou ik eigenlijk moeten doen" vs. "Maar het lukt mij toch niet")	Constructieve aanwijzingen aan jezelf (bv. " Ik wil graag dat het me lukt, maar het moet niet.")
Spookverhalen, vol onuitgesproken suggesties omtrent toekomstige rampen (bv. "als ik dat niet haal, dan gebeurt er iets verschrikkelijks")	Blijf bij de feiten (bv. "Als ik het niet haal, dan heb ik dus een onvoldoende. Dan moet er iets geregeld worden om het nog een keer te doen. Dat is wel vervelend en dat kost tijd, maar het is geen ramp die ik niet zal overleven.")

Checklist Referaat

Met deze drie korte checklists kun je op grond van voorafgaande ervaringen zelf "diagnostiseren" wat je sterke en zwakke punten zijn bij het houden van een referaat. De punten van de checklist staan uitvoerig beschreven in dit informatieblad.

Checklist spreken in werkgroepen

Hoe is je voorbereiding op het referaat?
	zwak	gemiddeld	goed
1. Voorbereiding inhoud
Keuze van het onderwerp	1	2	3
Werken aan inhoud referaat	1	2	3
Logische opbouw referaat	1	2	3
2. Voorbereiding presentatie
Schriftelijke voorbereiding, (steekwoorden, volledige tekst, enz)	1	2	3
Oefenen in referaat houden	1	2	3
3. Voorbereiding gang van zaken
Voorbereiding praktische punten	1	2	3
Voorbereiding vragen en discussie	1	2	3
Hoe ging het houden van het referaat?
1. Hoe ging het vlak voor het referaat? (aanpak spanning en gepieker)	1	2	3
2. Hoe ging het contact maken met het publiek? (bv. kijken)	1	2	3
3. Hoe sprak je? (verstaanbaar, niet te snel, levendig, enz.)	1	2	3
4. Hoe goed bleek de inhoudelijke voorbereiding te zijn?	1	2	3
5. Hoe ben je omgegaan met de spanning van de situatie?	1	2	3
6. Hoe was het publiek?	1	2	3
7. Hoe ben je omgegaan met eventuele tegenslagen?	1	2	3
8. Hoe ging alles bij elkaar genomen het houden van het referaat?	1	2	3
Hoe gingen het vragen stellen en de discussie?
1.Tijd nemen voor vragen en discussie	1	2	3
2. Stimuleren tot vragen stellen, e.d.	1	2	3
3. Beantwoorden van vragen	1	2	3
4. Stimuleren tot discussie	1	2	3
5. Deelname aan de discussie	1	2	3
6. Omgaan met eventuele tegenslagen (bv. moeilijke vraag of lastig publiek)	1	2	3